Rechnung ist unterwegs
Guten Tag {Frau|Herr} {{Name}}, die Rechnung für unsere Arbeiten habe ich Ihnen heute per E-Mail geschickt. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Bei Fragen zur Rechnung rufen Sie mich einfach an.
Zahlungserinnerung freundlich schreiben: 13 Nachrichten für offene Rechnungen
Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung ist raus, und das Geld kommt nicht. Meist ist die Rechnung nur untergegangen. Eine kurze, freundliche Nachricht löst das oft in einem Tag, ohne dass es nach Mahnung klingt. Diese 13 Vorlagen reichen von der Rechnung bis zum Dank für die Zahlung, mit Raten und Rückfragen dazwischen. Die Anrede wechselt mit einem Tipp zwischen Frau und Herr. Kopiere eine Vorlage oder hol dir alle in die textcuts Tastatur und sende sie aus WhatsApp, Signal oder E-Mail.
Funktioniert in WhatsApp, Signal, E-Mail, SMS, Threema, Telegram, Instagram, LinkedIn und in jeder anderen App.
Wörter in {{doppelten Klammern}} sind Platzhalter. In der textcuts Tastatur füllst du sie mit einem Tipp aus, und die zuletzt genutzten Namen werden dir wieder vorgeschlagen.
Rechnung und Erinnerung vorab
Fälligkeit rückt näher
Guten Tag, kurz vorab: Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] wird am {{Datum}} fällig. Die Bankverbindung steht auf der Rechnung. Danke und einen schönen Tag.
Nach der Fälligkeit
Erste freundliche Erinnerung
Guten Tag {Frau|Herr} {{Name}}, bei uns ist für die Rechnung vom [Rechnungsdatum] noch kein Zahlungseingang zu sehen. Vielleicht ist sie nur untergegangen? Falls Sie schon überwiesen haben, ignorieren Sie diese Nachricht bitte.
Zahlungsdaten noch einmal
Ich schicke Ihnen die Zahlungsdaten noch einmal: {{Betrag}} Euro auf das Konto [deine IBAN], Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer. PayPal geht auch, wenn das einfacher ist.
Zweite Erinnerung
Guten Tag, die Rechnung ist leider weiterhin offen. Bitte überweisen Sie bis {{Datum}}, oder melden Sie sich, wenn es ein Problem gibt. Gemeinsam finden wir eine Lösung.
Rückfrage bei Unzufriedenheit
Hallo {Frau|Herr} {{Name}}, mir ist aufgefallen, dass die Rechnung noch offen ist. Gibt es etwas an der Arbeit, das nicht gepasst hat? Sagen Sie es mir offen, dann kümmere ich mich darum.
Ratenzahlung anbieten
Kein Problem, {Frau|Herr} {{Name}}. Wenn der Betrag gerade zu viel ist, können wir zwei Raten vereinbaren. Welcher Termin passt Ihnen für die erste Rate?
Zahlung ist eingegangen
Zahlung eingegangen, {Frau|Herr} {{Name}}. Vielen Dank, damit ist alles erledigt. Ich freue mich, wenn Sie bei der nächsten Arbeit wieder an mich denken.
Hinweis auf schriftliche Mahnung
Guten Tag, bis jetzt habe ich keine Rückmeldung zur offenen Rechnung. Wenn ich bis {{Datum}} nichts höre, schicke ich Ihnen die schriftliche Mahnung per Post. Ich würde das gern vermeiden.
Anruf vereinbaren
Hallo {Frau|Herr} {{Name}}, ich habe heute zweimal versucht, Sie wegen der Rechnung zu erreichen. Wann kann ich Sie in Ruhe anrufen? Es dauert nur ein paar Minuten.
Zahlungslink und Anzahlung
Link zur Rechnung
Gern, hier ist der Link zu Ihrer Rechnung mit allen Zahlungsdaten: {{Link}}. Sie können per Überweisung oder PayPal bezahlen. Bei Fragen melden Sie sich einfach.
Anzahlung vor Beginn
Guten Tag, für den Start brauche ich eine Anzahlung von {{Betrag}} Euro. Sobald sie eingegangen ist, bestelle ich das Material und nenne Ihnen den Termin.
Zahlung unklar
Bei uns sind zwei Überweisungen eingegangen, {Frau|Herr} {{Name}}, und wir möchten sie richtig zuordnen. Schreiben Sie mir bitte kurz die Rechnungsnummer zu Ihrer Überweisung?
Wann welche Nachricht passt
| Wann | Nachricht | Hinweis |
|---|---|---|
| Am Rechnungstag | Rechnung ist unterwegs | Mit Zahlungsziel. |
| Zwei bis drei Tage vor Fälligkeit | Fälligkeit rückt näher | Kurz. |
| Ein bis zwei Tage nach Fälligkeit | Erste freundliche Erinnerung | Von einem Versehen ausgehen. |
| Bei Nachfrage nach den Daten | Zahlungsdaten noch einmal | Mit Betrag. |
| Eine Woche später | Zweite Erinnerung | Mit Frist. |
| Wenn Schwierigkeiten erkennbar sind | Ratenzahlung anbieten | Raten anbieten. |
| Am Zahlungstag | Zahlung ist eingegangen | Danken. |
Besser nicht schreiben
„Wenn Sie nicht sofort zahlen, schalte ich einen Anwalt ein.“
Stattdessen: Den nächsten Schritt sachlich nennen, zum Beispiel die schriftliche Mahnung mit Frist (Vorlage 9).
Die Schulden des Kunden in einer Gruppe oder vor anderen erwähnen.
Stattdessen: Immer nur persönlich und unter vier Augen schreiben.
Verzugszinsen oder Gebühren in einer Chatnachricht ankündigen, ohne zu prüfen, ob sie berechtigt sind. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Stattdessen: Erst freundlich erinnern. Für Mahngebühren und Fristen die gesetzlichen Regeln prüfen oder eine Beratung fragen.
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis. Die Mahnung ist förmlicher und hat rechtliche Folgen. Die meisten Betriebe schicken zuerst eine oder zwei Erinnerungen.
Wie schnell nach der Fälligkeit darf ich erinnern?
Ein bis zwei Tage später ist üblich (Vorlage 3). Eine Info vorab (Vorlage 2) macht sie fast überflüssig.
Soll ich meine IBAN in die Vorlage schreiben?
Besser nicht. Setze sie als [deine IBAN] ein und ergänze sie beim Senden. Die Tastatur fragt nach Betrag und anderen Platzhaltern.
Kann ich das auch per E-Mail schicken?
Ja. textcuts funktioniert in jeder App mit Tastatur, also auch in E-Mail, Signal oder SMS.
Kostet das etwas?
Vorlagen mit einem Platzhalter funktionieren im kostenlosen Tarif. Zwei Platzhalter, Frau oder Herr per Tipp und zuletzt genutzte Werte brauchen Pro.