ניסוח הודעה ללקוחות: 15 נוסחים לרגעים הקשים בעסק

{{name}}, רציתי לעדכן אותך לפני {שתשאלי|שתשאל}: ההזמנה מתעכבת בכמה ימים בגלל ספק. אעדכן אותך ברגע שיש תאריך מדויק. מצטערים, ואם זה לא מתאים, אפשר לבטל בלי עלות.

מתי לשלוח: ברגע שברור שיש עיכוב.

למה זה עובד: מקדימים את השאלה, ונותנים דרך יציאה.

{{name}}, הגעה צפויה בעוד כרבע שעה. מתנצלים על העיכוב, ואם זה מקשה {עלייך|עליך}, נזיז למועד אחר.

מתי לשלוח: כשברור שמאחרים.

למה זה עובד: הודעה מדויקת עם זמן, ולא רק סליחה.

{{name}}, בדקתי ומצאתי שחויבת פעמיים על ההזמנה. זו טעות שלנו, והסכום יוחזר עד סוף השבוע. מצטערים. אם משהו לא נראה לך תקין, {כתבי|כתוב} לי.

מתי לשלוח: מיד כשהטעות מתגלה.

למה זה עובד: הטעות והפתרון באותה הודעה.

{{name}}, קיבלנו את ההערה שנשלח מוצר שונה ממה שהזמנת. טעות שלנו, והמוצר הנכון כבר בהכנה. אין צורך לשלם על משלוח חוזר, נארגן איסוף.

מתי לשלוח: אחרי תלונה על מוצר שגוי.

למה זה עובד: לוקחים אחריות בלי להסביר למה זה קרה.

שלום, {{item}} שהזמנת אזל אצל הספק. אפשר לחכות עד שיחזור, לבחור דגם דומה או לקבל החזר מלא. מה {מעדיפה|מעדיף}?

מתי לשלוח: כשפריט שהוזמן לא זמין.

למה זה עובד: שלוש אפשרויות ברורות במקום בעיה פתוחה.

{{name}}, הבקשה מובנת לגמרי, אבל המחיר שהצענו כבר בנוי על הרווח הנמוך ביותר שאפשר. מה שכן אפשר: להוריד פריט מההצעה, או לחלק את התשלום. מה מתאים?

מתי לשלוח: כשלקוח מבקש הנחה שלא ניתנת.

למה זה עובד: מסרבים ובאותה הודעה מציעים חלופה.

תודה שחשבת עלינו. היומן שלנו מלא עד תאריך {{date}}, ואני לא רוצה להתחייב ולפגוע באיכות. אם זה יכול לחכות, אשמח לקבוע.

מתי לשלוח: כשאין מקום לעבודה חדשה.

למה זה עובד: סירוב עם סיבה אמיתית ותאריך חזרה.

היי, ביום הזה אין לנו מקום. הכי קרוב שאפשר הוא יום {{day}}. אם זה עובד, אשמור לך את המקום.

מתי לשלוח: כשלקוח מבקש משהו להיום.

למה זה עובד: אומרים לא ומציעים מועד קונקרטי.

{{name}}, תודה שכתבת ישירות. ברור שהחוויה לא הייתה כמו שציפית, וזה מצער אותנו. אשמח להבין מה קרה בדיוק. אפשר שיחה קצרה היום או מחר?

מתי לשלוח: כשלקוח מתלונן.

למה זה עובד: מזמינה שיחה ולא מתווכחת בכתב.

{{name}}, בדקנו את הבקשה. לפי תנאי הרכישה, מוצר שנעשה בו שימוש אי אפשר להחזיר, ולכן לא נוכל לזכות אותך. אם המוצר פגום, זה שונה, ונשמח לראות תמונה.

מתי לשלוח: כשהחזר לא מגיע לפי התנאים.

למה זה עובד: מבהירה את הכלל ומשאירה מקום למקרה פגם.

שלום לכולם, לכבוד החג נהיה סגורים עד יום {{day}}. הודעות שיגיעו בינתיים נענה אחרי החזרה. חג שמח וטעים לכם ולמשפחה.

מתי לשלוח: שבוע לפני חג.

למה זה עובד: תאריך חזרה מפורש.

שלום, החל מתאריך {{date}} שעות הפעילות שלנו משתנות: ראשון עד חמישי, מתשע עד חמש. ביום שישי נעבוד בתיאום מראש בלבד. תודה על ההבנה.

מתי לשלוח: שבועיים לפני השינוי.

למה זה עובד: השינוי והתאריך בשורה אחת.

היי {{name}}, עדכון חשוב: מי שליווה אותך אצלנו עד היום מסיים את תפקידו. הטיפול בך ממשיך כרגיל: {{agent}} ייקח את התיק ממחר ויצור קשר עוד היום.

מתי לשלוח: כשהאדם שמטפל בלקוח מתחלף.

למה זה עובד: הלקוח שומע קודם מי ממשיך, ואחר כך מי עוזב.

{{name}}, ההחזר אושר. הכסף יחזור לאמצעי התשלום שבו שילמת תוך כמה ימי עסקים, כפי שמופיע בקבלה. אם לא ראית אותו אחרי שבוע, {כתבי|כתוב} לי.

מתי לשלוח: ביום שההחזר מאושר.

למה זה עובד: מסבירה לאן הכסף חוזר ומתי לפנות.

שלום {{name}}, מעכשיו נעבוד עם מקדמה של חצי לפני תחילת העבודה. השינוי חל על הזמנות חדשות בלבד, והזמנות קיימות נשארות כפי שהוסכם.

מתי לשלוח: לפני שמתחילים לדרוש מקדמה.

למה זה עובד: מבהירה שמה שהוסכם לא משתנה.